محل تشکیل جلسات هیات مدیره

جلسه هیئت مدیره

ذکر و بازنشر نوشتارهای من و هر نوشتاری که در روزنامه ها یا روی سایت شخصی و وبلاگهایم منتشر شده منحصراً با قید نام و نام خانوادگی ام و همراه با پیوند سایت و وبلاگهایم مجاز است.

در ادامه نوشتار های کوتاه و کاربردی خود برای اعضای هیئت مدیره شرکت ها و فعالان اقتصادی که با عنوان بایسته های حقوقی برای مدیران شرکت ها منتشر کرده‌ام در این نوشتار نیز می خواهم درباره محل جلسات هیئت مدیره شرکت ها توضیحاتی ارائه کنم:

تعریف محل تشکیل جلسه هیات مدیره شرکت

محل تشکیل جلسه هیات مدیره شرکت، اصولاً مکانی است از پیش تعیین شده که گروه مدیران اجرایی و راهبردی شرکت؛ جلسات رسمی خود برای اداره امور شرکت را در آنجا برگزار می نمایند.

قانون تجارت ایران درباره محل تشکیل جلسه هیات مدیره و الزامات آن، اشارات کلی دارد که به شرح زیر مورد بررسی و تحلیل قرار می دهیم.

انتخاب رئیس و نایب رئیس هیات مدیره در نخستین جلسه هیات مدیره

ماده ۱۱۹ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت به جلسه هیات مدیره شرکت، اشاره کرده و مقرر داشته است که هیئت مدیره در اولین جلسه خود باید به انتخاب رئیس و نایب رئیس هیئت مدیره، اقدام کنند.

در واقع؛ ماده ۱۱۹ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت ایران، تکالیف هیات مدیره در نخستین جلسه هیئت مدیره را بیان داشته است.

مقام ذیصلاح برای دعوت و اداره جلسات هیات مدیره

ماده ۱۲۰ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت به تکلیف رئیس هیئت مدیره برای دعوت از هیئت مدیره و همچنین اداره جلسات هیئت مدیره اشاره نموده است.

نصاب های قانونی برای تشکیل هیات مدیره و تصمیم گیری در هیات مدیره

ماده ۱۲۱ لایحه قانونی اصلاح قسمتی ازقانون تجارت نصاب لازم برای تشکیل جلسات هیئت مدیره مورد اشاره قرار داده است.

همچنین نصاب لازم برای اتخاذ تصمیم در هیئت مدیره را بیان داشته و گفته است که اساسنامه شرکت می تواند نصاب های بیشتر از آنچه که در ماده ۱۲۱ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت آمده است در این خصوص، مقرر بدارد.

ترتیب دعوت از اعضای هیات مدیره

ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، ترتیب دعوت از اعضای هیئت مدیره و چگونگی تشکیل جلسات هیئت مدیره را تابع شرایط مقرر در اساسنامه شرکت دانسته است.

این ماده همچنین مقرر داشته که اگر از آخرین جلسه هیئت مدیره حداقل، یک ماه، گذشته باشد و رئیس یا نایب رئیس هیئت مدیره برای تشکیل جلسه مدیره، اقدامی صورت نداده باشد تعدادی از اعضای هیات مدیره که اقلاً یک سوم اعضای هیأت مدیره را تشکیل می‌دهند می‌توانند با ذکر دستور جلسه هیأت مدیره، اقدام به دعوت سایر اعضای هیات مدیره برای تشکیل جلسه هیئت مدیره شرکت نمایند.

به نظر من، ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، کامل ترین ماده قانون تجارت، درباره برگزای جلسه هیات مدیره شرکت است.

این ماده، در بردارنده چندین نکته مهم راجع به چگونگی و ترتیبات برگزاری و اداره جلسات هیئت مدیره شرکت می باشد:

۱- ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، به ترتیب دعوت از هیات مدیره اشاره کرده است. دعوت از هیات مدیره از وظایف اساسی رئیس هیات مدیره می باشد که در ماده ۱۲۰ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، مورد اشاره قرار گرفته است.

در این مورد که دعوت از هیات مدیره باید کتبی باشد یا شفاهی و تلفنی و…تصریح قانونی نداریم اما جایگاه و اهمیت جلسات هیات مدیره و لزوم اداره کارآمد و اثربخش آن اقتضا می کند دعوت از اعضای هیات مدیره به صورت کتبی و دارای یک چارچوب حرفه ای باشد.

۲- ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، به ترتیب تشکیل جلسات هیات مدیره اشاره کرده است. در مورد ترتیب تشکیل جلسات هیات مدیره و مدت و شیوه برگزاری و …تصریح قانونی نداریم اما برگزاری ماهانه جلسات هیات مدیره با ذکر دستور قبلی از همین ماده قانونی قابل استنباط است.

۳- ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، اساسنامه شرکت ها را برای تعیین ترتیبات دعوت از اعضای هیئت مدیره و همچنین برای تشکیل جلسات هیئت مدیره ملاک اصلی تلقی کرده است بنابراین می توان گفت موسسین شرکت ها می توانند در اساسنامه شرکت، شرایط و موازینی را در نظر بگیرند.

۴- ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، لزوم تعیین دستور جلسه برای هر یک از جلسات هیات مدیره را به طور ضمنی مقرر داشته است.

۵- ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، تشکیل حداقل یک جلسه هیات مدیره در هر ماه را مقرر داشته است.

۶- بنا به ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، اگر رئیس یا نایب رئیس هیئت مدیره برای وظیفه خود جهت تشکیل جلسه مدیره، اقدامی صورت ندهند سایر اعضای هیئت مدیره، اختیار قانونی برای دعوت هیات مدیره را تحت شرایطی پیدا کرده اند.

تعداد جلسات هیات مدیره

همانگونه که در بالا بیان داشتم ماده ۱۲۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، به طور ضمنی، بر برگزاری ماهانه یک جلسه و حداقل ۱۲ در جدول جلسه در سال برای هیات مدیره تاکید کرده است.

محل تشکیل جلسه هیات مدیره

در مقررات قانون تجارت ایران، به طور صریح، مشخص نشده است که آیا لزوماً جلسه هیات مدیره شرکت باید در اقامتگاه قانونی شرکت برگزار گردد یا می‌تواند در خارج از اقامتگاه قانونی شرکت نیز جلسه هیئت مدیره، تشکیل شود.

همچنین مشخص نشده است که آیا می توان جلسه هیئت مدیره شرکت را در خارج از کشور برگزار نمود یا خیر؟

آیا اگر جلسه‌ هیات مدیره در خارج از کشور برگزار شود آیا تصمیمات و مصوبات آن، قانونی و قابل اجرا می باشد یا خیر؟

آیا اساساً اگر جلسه هیات مدیره در خارج از اقامتگاه قانونی شرکت و در خارج از دفتر مرکزی شرکت برگزار شود دارای اعتبار قانونی است و مصوبات آن قانونی خواهد بود یا خیر؟

اما به طور کلی در پاسخ به پرسش های یادشده می توان گفت ماده ۵۹۲ قانون تجارت ایران، اقامتگاه شخص حقوقی (از جمله شرکت ها) را محلی دانسته است که اداره شخص حقوقی در آنجا انجام می شود و با توجه به بند ۴ ماده ۸ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت که تصریح به بیان مرکز اصلی شرکت را از الزامات مندرج در اساسنامه شرکت، تلقی کرده است و چون به موجب ماده ۱۴۲ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت هیات مدیره شرکت مکلف به رعایت موازین قانونی و نیز اساسنامه شرکت بوده و برابر ماده ۲۷۳ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت باید در قبال بطلان تصمیمات خود پاسخگو باشند می توان گفت هیات مدیره باید اساساً در برنامه ریزی برای برگزاری جلسات هیئت مدیره و اداره مناسب و منظم جلسات هیئت مدیره، برگزاری جلسات هیات مدیره در اقامتگاه قانونی و دفتر مرکزی شرکت را یک اصل هم به شمار آورد.

بعلاوه، لزوم فراهم آوردن اطلاعات مناسب برای هر جلسه هیئت مدیره و لزوم دسترسی به اطلاعات اسناد و مدارک مرتبط با دستورات و مذاکرات و تصمیمات یا دستورات جلسه هیات مدیره، اقتضاء می کند که جلسات هیات مدیره در اقامتگاه قانونی شرکت در حقیقت در دفتر مرکزی شرکت برگزار گردد تا اگر در ضمن برگزاری جلسه، نیازی به اطلاعات اسناد و مدارک بود در همان جلسه قابل دسترسی باشد.

همچنین با استنباط از ماده ۵۸۹ قانون تجارت و نیز ماده ۱۱۸ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت که صلاحیت اتخاذ تصمیم اداره امور اصلی شرکت را به هیئت مدیره شرکت محول نموده است می‌توان گفت که در واقع هیئت مدیره به عنوان رکن اصلی اداره‌کننده شخص حقوقی باید اداره امور شرکت را در اقامتگاه شرکت، سازماندهی و پیاده سازی نماید.

جمع بندی

یکی از وظایف هیئت مدیره شرکت، برگزاری جلسات برای اتخاذ تصمیم می باشد و این جلسات اصولاً باید در اقامتگاه شرکت برگزار گردد.

از جمله حقوق اعضای هیئت مدیره شرکت آن است که از طریق رئیس یا نایب رئیس هیئت مدیره در جریان زمان و مکان برگزاری جلسه هیئت مدیره قرار گیرند و ترجیح اول آن است که این جلسات در اقامتگاه قانونی و مرکز عملیات شرکت برگزار شود یا اگر ترتیبات خاصی در اساسنامه شرکت در مورد آن آمده است به آن ترتیبات عمل شود.

اگر بنا به دلایلی نیاز به برگزاری جلسه هیئت مدیره در خارج از اقامتگاه شرکت بود این موضوع نمی تواند به صورت یک رویه قالب یا دائمی درآید بلکه اصل بر این است که اداره امور شرکت از جمله برگزاری جلسات هیئت مدیره در اقامتگاه قانونی شرکت صورت گیرد.

اصولاً هیات مدیره با توجه به اقامتگاه قانونی شرکت، آمادگی و نامزدی خود برای عضویت در هیئت مدیره را بر مبنای امکان حضور در محل اقامتگاه قانونی شرکت، برنامه ریزی و اعلام کرده باشند فلذا ایجاد ترتیبات و موانع در مسیر حضور اعضای هیات مدیره در جلسات هیات مدیره، منافی با حق آنان و حتی حقوق سهامداران به شمار می آید.

برگزاری جلسات هیات مدیره در موارد خاص در خارج از دفتر شرکت، حسب ضرورت بنا به تشخیص مقام دعوت کننده (رئیس یا نایب رئیس هیئت مدیره) با دلایل توجیهی، بر فرض اطلاع رسانی به همه اعضای هیات مدیره و عدم مخالفت آنها قابل توجه و انجام خواهد بود. بنابراین نمی‌توان جلسات هیئت مدیره را عموماً و غالباً در خارج از اقامتگاه شرکت برگزار نمود زیرا این امر، می‌تواند با حق اعضای هیئت مدیره برای شرکت در جلسات و آگاهی از  دستورات و زمان و مکان برگزاری جلسه هیات مدیره، منافات داشته باشد.

به نظر اینجانب برگزاری جلسه هیات مدیره شرکت ایرانی در خارج از کشور نمی تواند به عنوان یک رویه یا الزام؛ مورد درخواست یا استناد قرار بگیرد.

در عین حال؛ در فرض حضور همه اعضای هیات مدیره شرکت در یک محل با اطمینان از رعایت حق اعضای هیات مدیره برای آگاهی از زمان و مکان و موضوع جلسه؛ اعم از اینکه داخل یا خارج از کشور باشد امکان تشکیل موردی جلسه هیات مدیره؛ وجود خواهد داشت.

هیچ دلیل قانونی وجود ندارد که مصوبات جلسه هیات مدیره شرکت که به شیوه قانونی در خارج از اقامتگاه قانونی شرکت برگزار شده باشد را به صرف برگزاری جلسه هیات مدیره در خارج از اقامتگاه قانونی شرکت، باطل و غیر قانونی بدانیم.

در صورتی که به انتخاب وکیل یا مشاوره در زمینه های مرتبط با نوشتارهای من نیاز داشتید یا به برگزاری کارگاه و دوره های آموزشی برای خود و مدیران و کارکنان شرکتتان در موارد یاد شده، علاقه مند، بودید درخواست خود را به s.raeisikia@gmail.com ارسال یا با شماره های ۸۸۳۲۱۰۸۸ و ۸۸۳۲۳۲۷۹ (گروه حقوقی برهان) تماس، حاصل فرمائید.

صادق رئیسی کیا

بیست و ششم آبان ماه ۱۳۹۶

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *